Jak zorganizować imprezę

Oto pięć etapów organizacji imprezy sportowej:

1. Planowanie
2. Przygotowanie akwizycji
3. Akwizycja
4. Wykonanie imprezy
5. Podsumowanie

Podział imprez ze względu na ich wielkość:

• impreza niemasowa
• impreza masowa (powyżej 300 osób w pomieszczeniu zamkniętym, powyżej 1000 osób na otwartej przestrzeni)

Imprezę ze względu na charakter możemy podzielić następująco:

• sportowa
• rekreacyjna
• sportowo-rekreacyjna
• rekreacyjno-sportowa

Jakie są różnice pomiędzy wyżej wymienionymi imprezami?
Impreza sportowa - jest to wyścig Nordic Walking - gdzie każdy uczestnik przed startem zapisuje się, zapoznaje się z trasą i przepisami (regulaminem) Na trasie obecni są sędziowie, mogą być kategorie wiekowe, nagrody dla najlepszych.
Impreza rekreacyjna - między innymi jest to rajd. Przy tej imprezie nie jest istotne miejsce, ale samo uczestnictwo.
Impreza sportowo-rekreacyjna - jest to połączenie imprezy sportowej i rekreacyjnej z większą dominantom imprezy sportowej, przykładowo organizujemy imprezę, gdzie mamy nagrody dla najlepszych, ale na trasie nie rozstawiamy sędziów.
Impreza rekreacyjno-sportowa - analogicznie więcej cech ma taka impreza z imprezy rekreacyjnej, a niżeli sportowej. Organizujemy wyścig, możemy mieć dyplomy i medale dla najlepszych. Nagrody rozdajemy w loterii fantowej. Możemy mieć kilka mniejszych upominków i jeden duży przykładowo: rower, skuter, laptop.

Musimy zdawać sobie sprawę, że nastawienie uczestników będzie również zależało od tego jaki charakter będzie miała ta impreza.

Uwaga:
Nie organizujmy imprez typowo sportowych bez sędziów! Zwłaszcza gdy postaraliśmy się o dobre nagrody. Często zdarza się, że w marszach Nordic Walking biorą udział sportowcy z innych dyscyplin jak biegów czy chodu sportowego. Oni wtedy wygrywają, ale ich technika pozostawia dużo do życzenia. Da się zaobserwować i ich "marszu", że kije im po prostu przeszkadzają. W momencie gdy widzą to inni zawodnicy - mamy problem.

Tyle słowem wstępu, teraz zabieramy się za poszczególne punkty organizacji imprezy.
1. Planowanie
Jeżeli mamy wizję naszej imprezy, dokładnie wiemy co i dla kogo chcemy zrobić i nie brak nam determinacji - to już połowa sukcesu! Ważne by otoczyć się ludźmi kompetentnym, osobami, które będą widziały jak mają sprawować swoje funkcje i powierzone im obowiązki.

Załóżmy, że chcemy zorganizować małe zawody Nordic Walking na około 120 osób. Musimy ustalić następujące punkty:
Cel imprezy:
Termin:
Miejsce:
Podajemy organizatorów:
Zasady uczestnictwa:
Wyżej wymienione podpunkty tworzą nam podstawowy regulamin imprezy.

Ważne jest też określenie budżetu imprezy - funduszy z których będziemy korzystać.

Obowiązki organizatora:

• ubezpieczenie imprezy NNW (ewentualnie OC organizatora)
• zapewnienie ratownika medycznego
• powiadomić odpowiednie służby (policja, straż pożarna, pogotowie, nadleśnictwo - w zależności od specyfiki imprezy)
• odpowiednie wytyczenie i zabezpieczenia trasy (zawodnik musi mieć jasność jak prowadzi trasa)
• gdy są to zawody o charakterze sportowym, ważne jest biuro zawodów - serce imprezy

Mile widziane zabezpieczenie:

• szatni
• przenośnych toalet blisko biura zawodów/trasy
• depozytu
• wypożyczalni kijów
• poczęstunku po imprezie
• dyplomów bądź certyfikatów dla uczestników
• punkt żywieniowy na trasie

Opcjonalnie:

• nocleg
• dojazd do miejsca startu
• powrotu z miejsca mety

2. Przygotowanie akwizycji
Pierw pozyskujemy patronów medialnych.
Obowiązkowo wysyłamy pismo o patronat portalu Chodzę z kijami pl
Pisma kierujemy do radia, TV, gazet, portali sportowych.
Gdy już mamy obstawione media zaczynamy poszukiwać sponsorów właściwych. Dobrze jest mieć przygotowaną ofertę, a w niej przywileje dla sponsora.

3. Akwizycja
Pozyskiwanie uczestników naszej imprezy. Bardzo dobrą możliwością śledzenia chętnych osób, które się zapisuj jest elektroniczna rejestracja uczestników. Od początku 2011 system jest samobsługowym systemem i co najważniejsze - darmowym.
Wtedy link do formularza zapisów umieszczamy gdzie się tylko da: link oczywiście będzie w naszym kalendarium, umieszczamy go również na swojej stronie (o ile taką posiadamy), wysyłamy znajomym. Oczywiście informację o możliwości rejestracji przez internet umieszczamy w regulaminie.

Przykładowy link - klikni TU.

4. Wykonanie imprezy
Nasze show trwa. Ważne jest by sprostać każdej nietypowej sytuacji, która nas spotka. Ważne jest byśmy panowali nad wszystkim. Małe wpadki zawsze są na początku.

 

5. Podsumowanie
Po każdej imprezie trzeba podsumować wydarzenie. Zebrać osoby pełniące odpowiednie funkcje na naszej imprezie tj: biuro, sędziowie, trasa, transport, obsługa techniczna - czasem jedna osoba pełni dwie trzy funkcje na raz. Trzeba jasno przedstawić mocne i słabe strony imprezy, można pokusić się o analizę SWOT - by na kolejnej imprezie nie dublować tych samych błędów.

 

Oczywiście nie poruszymy tutaj wszystkich ewentualności, ale naświetliliśmy ogólny zarys. Nasza redakcja w ramach patronatu pomoże Wam przy imprezie. Proszę kontaktować się przez formularz lub bezpośrednio z numerem 519-121-199.